Выжить за 24 часа: как планировать время и всё успевать?
Чаще всего в дефиците времени винят технический прогресс или нынешний темп жизни.
Вместе с кировчанами и специалистами МегаФона мы разобрались, почему нам постоянно не хватает времени, как правильно распределять время и пополнять внутренние ресурсы, а также подобрали приложения-помощники от российских разработчиков для эффективного тайм-менеджмента.
Алла Подволоцкая
Телесно-ориентированный психолог. Проводит индивидуальные и групповые терапевтические сеансы. Занимается просветительской деятельностью в личном блоге.
«Я уже давно не строю иллюзий о том, что мой день — резиновый, хотя раньше такое бывало: тогда дела предыдущего дня накладывались на следующий, и так по кругу, пока не наступит истощение, — поделилась Алла Подволоцкая. — Сейчас у меня есть календарь, в котором я веду запись своих клиентов, туда вношу все дела и мероприятия. Их я планирую примерно за 2 недели. Есть строго определённые выходные, куда ни под каким предлогом не ставлю работу. Это дни для себя и моих близких людей».
По словам Аллы, когда человек говорит, что ему не хватает времени, чаще всего он подразумевает под этим следующее: во-первых, он не умеет его планировать либо не знает, как это делать; во-вторых, отвлекается в течение дня на то, что не стоит его внимания: это соцсети, сериалы, ролики на YouTube. В-третьих, он прокрастинирует: откладывает важные запланированные дела на потом. Как отметила девушка, у прокрастинации есть психологические причины, например, одна из них — перфекционизм, когда «либо идеально, либо никак». В-четвертых, это могут быть депрессивные состояния, выгорание, апатия и снижение общего тонуса, когда у человека просто нет сил и энергии что-то делать.
С первой и второй ситуациями можно научиться справляться с помощью дисциплины. Но в случае прокрастинации и депрессии лучше обратиться к специалисту, понять причины этих состояний и поработать их в терапии.
Алла подчеркнула, никогда не нужно ругать себя за невыполненные дела. Лучше проанализировать ситуацию и понять, почему не удалось что-либо сделать. При организации времени очень важно знать себя: понимать свои приоритеты, возможности, ресурсы, запасы энергии и прислушиваться к своему состоянию.
А чтобы создавать новые полезные привычки и не терять мотивацию их выполнять, советуем скачать приложение Habit. Инструмент помогает развить хорошие привычки и избавляться от вредных по методу «21 день». Приложение позволяет давать привычкам название, включать уведомления, устанавливать регулярность, просматривать прогресс. Лениться не стоит — в случае пропуска ежедневной отметки прогресс будет сброшен.
Елена Хачатурян
Создатель и соруководитель творческой артели «Ха! Студия», мама троих детей-погодок; создатель, руководитель и менеджер вокального ретро-квартета «AbbyKey Quartet».
«Я даже не пытаюсь успеть сделать всё. Это, в принципе, реально, но есть вероятность, что очень скоро сляжешь, — поделилась Елена Хачатурян. — У меня нет четкого тайминга, расписания на день. Есть пара-тройка важных дел на день и много второстепенных, которые я со спокойной душой могу переносить изо дня в день или сделать всё за раз, если есть интерес, желание и хорошее самочувствие».
Со слов девушки, в своей повседневной деятельности она старается придерживаться системы «GTD» (Getting Things Done, «Доведение дел до завершения») бизнес-тренера Дэвида Аллена.
Принцип данного метода заключается в том, что человеку нужно освободить свой разум от запоминания текущих задач и перенести их на внешние носители: в заметки, блокноты и т.д. При этом задачи заранее должны быть чётко определены и сформулированы.
Помимо этого, проблему нехватки времени может решить и расстановка приоритетов в работе: нужно распределять свои ежедневные дела в зависимости от их важности и ценности. А ещё — браться за то, что по силам, и обязательно отдыхать, иначе организм сам возьмет своё, чаще всего — болезнью, заметила девушка.
Однако, как подчеркнула Елена, каждому человеку нужно найти свой путь и свою систему распределения времени: например, кому-то подходит тайм-менеджмент со строгим распорядком, а кто-то может позволить себе творить не спеша, без дедлайнов. Всё зависит от психики человека и характера его деятельности.
Для составления планов и список дел рекомендуем российское приложение Agnessa Mini. Это многофункциональный сервис, включающий в себя 6 инструментов: планировщики дел и целей, органайзер, ежедневник, напоминания и список задач. Сервис позволяет разделять большие цели на маленькие подзадачи, объединять всё в группы, составлять списки дел, добавлять напоминания, вести дневник, рассчитывать суммарный прогресс и т.д.
Чтобы успевать больше, пригодится сим-карта МегаФона. Оператор планомерно расширяет зону покрытия и емкость сети в Кировской области, а также строит новые объекты связи стандарта LTE. Так что быстро скачать приложения и использовать их можно как в городах, так и в поездках по области.
Кстати, шестой год подряд МегаФон сохраняет лидерство среди сотовых операторов по покрытию сети и скорости интернета. Такой вывод был сделан на основе результатов независимых исследований международной компании Ookla. Итог: скорость интернета МегаФона опережает показатель ближайшего конкурента на 30%.
Михаил Косачёв
Индивидуальный предприниматель, 11 лет работает бизнес-тренером, занимается обучением и развитием персонала.
По словам Михаила Косачёва, основные причины дефицита времени и неэффективности — это неумение планировать, когда у человека слишком много дел или неправильно рассчитано время на выполнение каждого, либо неумение работать с «поглотителями времени». Помимо этого, может быть неверно расставлена приоритетность задач или же проблема заключается в мотивации человека.
«Тайм-менеджмент — это система управления собой во времени. Он нужен, прежде всего, тем, кто сам ставит перед собой задачи и кто привык брать ответственность за собственную жизнь. Существует постулат, что тот, кто не реализует собственную цель, будет обречен реализовывать цели чужие , — рассказал Михаил Косачёв.
Время — это ограниченный ресурс и он, увы, уходит. Михаил советует взять среднюю продолжительность жизни в конкретном регионе, вычесть из этой цифры собственный возраст. В итоге получится предполагаемое количество времени, которое осталось человеку.
«Дальше необходимо определить, что человек хочет сделать за оставшееся время и прописать цели на жизнь, подумать и заняться тем, что реально хотели. Составить подробный план действий, проверить цели на достижимость, учитывая форс-мажоры», — объяснил эксперт. Затем регулярно анализировать и корректировать план для достижения главной цели. По словам Михаила, это актуально в нынешнее время, так как жизнь меняется крайне стремительно.
В идеале лучше заниматься тем, что действительно нравится и приносит моральное удовлетворение; искать вдохновение и новые силы в хобби, творчестве, любимых людях; а также мотивировать себя: если человек сам себя не похвалит за труды, возможно, его не похвалит никто.
«И последнее — принять за данность, что ни муж, ни жена, ни мама, ни папа, ни начальник, ни директор, ни президент не могут управлять твоей собственной жизнью. Только ты сам, твой собственный выбор, твоя ответственность за себя. Это и есть настоящий тайм-менеджмент», — резюмировал Михаил Косачёв.
Наше ценное время часто отнимает бесцельное путешествие по интернету. Сервис StayFreeLab (Победи интернет-зависимость) поможет контролировать время в Сети. В нем нужно определить приложения, которыми человек пользуется чаще всего, настроить время доступа и выбрать один из 7 способов контроля: например, обычное уведомление или полная блокировка, прогулка (доступ к приложениям появится только после того, как человек пройдет заранее установленное расстояние) или пароль у друга (при превышении лимита пароль для разблокировки приходит на электронную почту другу или супругу) и др.
Алина Шуталева
Основательница креативной digital-студии GoMedia, создательница проекта GreenLifе (медиа-продукты, приложения, сборник экологических сказок, подкасты, создание контента). Преподает в ВятГУ курсы по подкастам, личному бренду и маркетингу.
По словам Алины, ей трудно успевать всё, и это связано с тем, что она ведет много проектов. Девушка отметила, что некоторые люди не ориентируются на свое время, ресурсы, силы, загружают себя многим и выгорают. Иногда человек не может сфокусироваться на одном направлении, а разбрасывается на несколько сфер. Скорее всего, он либо неправильно расставляет приоритеты, либо не умеет планировать свой день.
«Мне кажется, тайм-менеджмент нужен для некой внутренней свободы: когда ты контролируешь свои задачи, когда ты все держишь не в голове, а в ежедневнике. И понимаешь, что на этой неделе нужно сделать определенные задачи, на следующей неделе — другие», — отметила Алина.
Девушка рассказала о своих техниках тайм-менеджмента. Сначала Алина прописывает идеальный день через год, каким он ей видится, затем — идеальный день через пять лет. Из этого рождается картинка будущего. После этого она определяет миссию — это одна глобальная цель человека, направленная на изменение мира и жизни людей в лучшую сторону. Далее она прописывает роли, под каждой из которых стоит цель: например, под ролью студента — «получить диплом с отличием», а под ролью предпринимателя — «успешный бизнес по всей России». Затем Алина планирует цели и задачи на год вперед, далее переходит к месяцу, после этого — неделе, и, наконец, — ко дню. Это помогает понять, что необходимо сделать, чтобы выполнить миссию.
Важный принцип — обязательная сверка задач. Если появляется какая-то мысль или срочная задача, ее нужно записать, чтобы не забыть. Кроме того, по утрам Алина сосредотачивает сознание на определенной задаче (фокус внимания) и иногда использует в работе метод Pomodoro. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут: 25 минут дается на работу, 5 минут — на отдых. Данный инструмент помогает сосредоточиться на какой-то конкретной задаче.
Кроме того, Алина порекомендовала использовать такой аналитический инструмент, как «колесо баланса». Оно делит жизнь на 8-12 сфер, и человеку нужно сделать так, чтобы все они развивалась одинаково. «Колесо баланса» помогает понять, какие сферы жизни надо «прокачать», где ослабить контроль, на что обратить внимание и т.д.
Для повышения эффективности пригодится тайм-трекер TickTime (Мой день: Хронометраж). В сети МегаФона его можно скачать на смартфон за несколько секунд и дальше вести учет времени, потраченного на дела. К примеру, сколько уходит на рутину или работу, сколько занимает прокрастинация или общение с близким и пр. Приложение включает ряд инструментов: тайм-трекер, чтобы отслеживать время, фокус-таймер, позволяющий концентрироваться на какой-то задаче, личный дневник с заметками, дневник настроения и статистику.
В завершение спикеры поделились своими способами восстановления жизненных сил:
- Обязательно соблюдать регламента труда и отдыха, планировать длительный отпуск, а также выходные. Во время отдыха не стоит думать о работе и делах, а стараться получить максимум от возможного.
- Восстановить силы помогут: баня на еженедельной основе; массаж раз в неделю; ванны с магниевой солью, со свечами и хорошей музыкой; медитации, йога, плавание; письменные практики благодарностей; рисование по номерам и пр.
- Спикеры советуют проводить время с близкими, общаться с родными людьми и с друзьями.
- Необходимо отдыхать на природе: чем спокойнее и дальше от города, тем лучше.
- Раз в две недели устраивать себе день, свободный от соцсетей и всякого рода общения. Можно посмотреть сериал, почитать книгу, прогуляться в парке.
- Также силы восстанавливают занятия фитнесом, но важно, чтобы спорт был в удовольствие.
Несомненно, в сутках достаточно часов, чтобы сделать все запланированное. Время, которое неотвратимо движется вперед, — самый ценный ресурс человека, поэтому важно правильно им распоряжаться. Надеемся, что рекомендации кировчан, полезные приложения и скоростной интернет МегаФона помогут читателям обуздать свое время, избавиться от суеты и хаоса и привести жизнь в спокойное русло.
